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关于文件档案管理繁琐?巧用“收纳盒”,管理更高效

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发表于 2021-4-12 08:15:06 | 显示全部楼层 |阅读模式

在当今信息化办公的时代,信息流通的速度、强度在不断增加,企业内部的档案管理、协作、流通需求已经非常频繁。这种背景下,档案管理在兼顾规范化、流程化、一体化的基础上,更要考虑操作的便利性,以推进档案管理效率的提升。档案管理系统



       


        然而在日常办公和档案管理过程中,下面这种情况,即大家在申请时可能遇到过:因业务需要,得申请多份档案或分属于不同部门的档案。如果只能针对单个档案逐一操作,则需发起多个流程,且流程涉及人员得逐一审批,操作步骤多,大大影响办公效率。


       


        有没有办法让档案管理像使用购物车一样,一键添加、批量操作呢?


       



        使用会博通档案管理系统内的收纳盒功能,即可轻松满足这类需求。


       


       


       


        会博通收纳盒,批量操作提高效率


       



        收纳盒,本质上就是帮助用户快速批量选取档案的"中转站"。借其功能,用户可先将需要的档案在系统内"打包"起来,再统一进行借用、提醒设置、移交等操作。


       



        1、档案借用


       



        档案借用,是办公中出现频次较高的需求。当用户需要在系统中借用多份档案时,可在搜索时先将档案添加进收纳盒,再在收纳盒中批量勾选,统一发起申请。


       


       


       


       


        借用申请支持电子版、纸质版及复印件的形式,后台在审批过程会自动记录借用人、借用时间、用途、归还时间等关键信息。操作全程在线留痕,实现规范化批量借还。


       


        此外,收纳盒功能遵循会博通系统细粒化的权限设置原则。如:管理员可设置用户每次只能借用某一部门所管理的档案,以进行更细化的借用需求区分和管理。


       


        2、档案移交


       



        企业内部进行档案移交,往往会同时涉及未归档文件、已归档档案两种类型。通过收纳盒进行批量移交操作时,会博通系统对两种档案类型进行了区分显示,已归档、未归档内容需分开发起移交申请,由接收人进行接收归类,方便清晰分类、规范管理。


       


       


       


       


        3、提醒设置


        提醒功能,是会博通系统的特色之一。利用该功能,用户可为系统中的每一条信息,按预先设定的时间、内容、方式提醒指定人员或群体,并支持短 信 通知,是办公和任务管理的实用利器。


       


        要实现批量提醒,用户可先将需设置相同提醒的信息添加入收纳盒,勾选信息后点击添加提醒,即可批量设置。


       



        便捷的提醒功能,可以与档案管理流程相结合,如借阅到期提醒、团队代办事宜提醒等,点击提醒即可进入相应流程,帮助用户更好把控任务进度,避免错过重要事项。


       


        4、档案销毁


       



        根据国家法规和行业规章,超过保管期限的档案实体可以销毁。对于过期电子档案,会博通建议,在存储空间允许的情况下,可成立专门的注销或销毁档案数据库存放,在销毁实体档案的同时保留电子档案数据,后续可供检索利用,甚至在特殊情况下恢复原档案。


       



        通过收纳盒,用户即可将所要销毁的档案批量提交销毁流程,按流程转入销毁库处理。


       



       


       



       


        会博通的收纳盒功能,与系统强大的流程体系、权限体系相互贯通融合:用户可使用流程功能,进行工作流的设计与运作,实现档案的全生命周期管理,如归档、移交等;同时,利用收纳盒,可对批量信息或档案发起操作流程,使档案管理规范且高效;此外,通过细粒化的权限设置体系,可为不同岗位设置与职能相匹配的操作权限,无论是单一操作或是批量操作都能覆盖,让管理过程更加规范、可控。


       


        有了会博通高效便捷的收纳盒功能,批量档案操作不再繁琐,档案管理人员也能更好专注于效率提升,让档案管理与应用发挥更大效用,进而为企业创造更大的价值。
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