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解析日立电梯:电梯行业领军者,携手会博通启动高效知识管理

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发表于 2021-4-12 08:30:26 | 显示全部楼层 |阅读模式

后疫情时代,企业如何把握数字化转型的发展机遇?如何将企业核心知识资产高效应用起来,进一步赋能业务提速?日立电梯的提效经验值得借鉴。档案管理系统




        01


        升腾中的日立电梯知识管理是发展之重

日立电梯(中国)有限创建于1995年,总部设立在广州,是日立集团社会产业系统在海外最大的电梯事业基地。综合实力多年稳居国内行业前三甲之列,跻身中国外商投资企业500强。

作为一家拥有超90家营分、且尚在飞速发展中的大型企业,其业务涉及的档案包括合同、报告、基建资料等,数量极其庞大。为此,企业专门设立有知识管理科、合同监理科,由专人负责档案工作,并建立了档案管理体系,其对知识管理的重视程度可见一斑。

然而,随着信息化时代的到来,信息量日益剧增,加上企业规模不断扩大,企业内部知识管理工作瓶颈渐现:
文档存储不规范,文件查找困难且容易流失;
部门地理位置分散,文档共享不便;
知识经验散逸,难以体系化管理及共享复用…
如何实现安全、高效的综合知识管理,成为日立电梯高速发展道路上亟需解决的问题。


        02


        携手会博通打造综合知识管理方案

结合深耕行业多年的专业口碑及与多方名企的合作经验,日立电梯选择了会博通进行综合知识管理系统的构建。双方合作不断深化,共经历3个阶段。

第一阶段,会博通根据日立电梯董事会的行政管理需求,为其构建文件文档一体化管理系统,实现了文件与档案资料集中统一管理。
值得一提的是,日立电梯为中外合资企业,行政管理中会出现电子文档、纸质文档甚至混合流转的需求,而会博通系统支持多种流转功能,适应了企业的敏捷管理需求。

第二阶段,根据日立厂区与各部门高频次档案交接的实际情况,打造厂区集成管理综合性档案。内部各部门集中统一归档,实现了纸质与数字化档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、编研、注销等全生命周期的管理。

第三阶段,出于业务所需及企业全局档案管理考虑,全方位升级为会博通综合知识管理系统,即使用一个平台,集中管理包括人事档案在内的实体或数字化综合性档案,实现档案全面化管理、流程化归档、标准化借还。

现阶段,三段项目运作顺畅。对于会博通系统,日立电梯知识管理科的龚女士表达了认可:“项目书中的功能内部都在运用中,整体应用效果比较好,尤其是文档归档,分类,存储,比以前更规范,更高效。”


        03


        “更规范,更高效” 高效知识管理价值凸显

随着企业对系统的应用深入,双方携手打造的数字化知识管理系统的价值将进一步体现,为日立电梯的高效管理与协作提供重要支撑。

1)文档管理一体化,共享协作更高效:应用会博通,日立电梯实现了包括人事档案在内的,实体或数字化综合性档案的全面化、集中化管理,档案管理与协作更加高效、有序。

2)知识管理体系化,沉淀知识资产:在系统内,日立电梯的知识资产会集中统一汇集、分类、管理,知识文档更加体系化。员工可对档案进行搜索和借阅,利于企业知识资产持续沉淀与企业创新。

3)内容管理流程化,满足个性化需求:日立电梯的员工可对所有知识内容,发起自定义表单与流程协作,将管理对象与其业务串联,并支持自定义修改流转步骤、模板设置等,满足了个性化的流程审批、协作需求。

4)权限管理细粒化,为文件安全保驾护航:管理员可为组织或具体用户,定义与工作职责相一致的权限,包括针对模块、条目、内容等进行不同密级的操作或阅读授权,并可区分自己创建及他人创建的权限。层层控险,保障日立电梯内部知识文档的安全。

随着电梯行业的快速发展,日立电梯多年沉淀的知识资产,不仅是企业自身发展与管理的重要支撑,更是未来电梯制造行业前进的重要历史依据和科学管理参考。

未来,会博通将不断深化与完善,助力日立电梯高效配置与利用知识资源,赋能业务快速发展。同时,亦期待与更多优秀企业携手,打造专业的综合知识管理解决方案,联创更大商业价值。
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